財務諸表は、企業の財務状況に関する重要な情報を提供します。経営陣、投資家、財務アナリストなど、すべてのステークホルダーが評価し、将来の財務上の意思決定を行う際に役立ちます。例えば、財務諸表の重要な要素である損益計算書は、企業がどれだけの収入を得て、どれだけの費用を費やしたかを示しています。
財務監査では、財務諸表が合理的に正確であることを確認します。その重要な要素を5つご紹介します。
#コンポーネント1 - 準備
監査の中でも最も長く、最も重要な段階であるため、事前に追加の時間を割く必要があります。財務記録の複雑さにもよりますが、数ヶ月から数週間かかることもあります。まず、電子記録や財務諸表が整理され、いつでも簡単にアクセスできることを確認します。次に、すべての資産、負債、資本勘定についてアカウントリコンシリエーションを行います。アカウントの残高が正しいかどうかを確認します。アカウントリコンシリエーションの結果、アカウントバランスが正しくないことが判明した場合は、裏付けとなる詳細情報に合わせてアカウントバランスを調整します。
#Component 2 - 会計基準の最新の更新について情報を得る
毎年、会計処理や法律・規制の要件が更新されます。このような更新に気付かないと、会計監査の際に深刻な問題が発生する可能性があります。更新の中には小さな変更で済むものもありますが、変更のためにかなりの時間を費やさなければならないものもあります。例えば、新しいソフトウェアに関する基本的なトレーニングを財務担当者に提供する必要があるかもしれません。最新の方針を知るには、Financial Accounting Standards Boardのウェブサイトをご覧ください。
#Component 3 - 会社の税務記録を分析する
また、IRSはあなたのビジネスのための財務記録を維持することを要求しています。税務記録や領収書は3年間保存する必要があります。ただし、場合によっては7年間保存する必要がある場合もあります。税務申告書に記載された収入、控除、または信用の項目を裏付けるために、常に領収書、銀行明細書、請求書、給与記録、その他の文書を保管してください。中小企業の記録管理の最善の方法は、できるだけ多くの記録を残すことです。
コンポーネント4 - 過去の監査から学ぶ
財務監査を成功させるためには、過去の失敗から学ぶようにしましょう。昨年度の監査でうまくいかなかったことがいくつかあって悩んでいるのであれば、もう一度見直して問題点を理解する必要があります。直面した問題点を浮き彫りにして、今年度にどのように対処するか、問題点のリストを作成してください。監査役とのミーティングの際には、改善点を話し合い、会社と監査役の間の効果的なコミュニケーションを改善することを話します。
コンポーネント5 - データの整理
財務記録を整理することは、時間とコストの節約につながります。次年度以降の監査データを確保するための実践的なアプローチとして、カテゴリーや取引サイクルごとにサブフォルダーを使用する方法があります。基本的なレベルでは、データを分類することで、検索や取り出しが容易になります。また、データにタグを付けることで、検索や追跡が容易になります。また、法令遵守を維持し、その他のビジネス上または個人的な目的を達成するのにも役立ちます。
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